Zo klinkt een telefoongesprek met de assistent

Bijgewerkt op 27 oktober 2026

Een beller merkt pas iets van de assistent als jij niet opneemt. Je klanten bellen gewoon je eigen nummer, zoals altijd. Staat je telefoon goed doorgeschakeld, dan gebeurt dit:

Je telefoon gaat over, net zo vaak als je bij je provider hebt ingesteld.
Neem je niet op, of ben je al in gesprek, dan gaat het gesprek door naar het nummer van je assistent.
Daar gaat het nog een paar keer over, zodat het niet klinkt alsof er een machine meteen opneemt.
De assistent neemt op en meldt zich.

Een gesprek bij een kapper

Cas belt naar Kapsalon De Kuif. De kapper staat te knippen en laat hem overgaan.

Assistent: Hallo, je spreekt met de digitale assistent van Kapsalon De Kuif. Waarmee kan ik je helpen?

Cas: Ja hoi, met Cas. Kan ik morgen geknipt worden?

Assistent: Morgen kan om half drie of om vier uur. Wat komt je beter uit?

Cas: Half drie.

Assistent: Knippen voor heren, morgen om half drie, op naam van Cas. Klopt dat?

Cas: Ja.

Assistent: Genoteerd: knippen voor heren morgen om half drie, op naam van Cas. Kan ik je nog ergens mee helpen?

Cas: Nee, dank je.

Assistent: Fijne dag nog!

Daarna hangt de assistent op. De afspraak staat in de agenda, en het gesprek staat met een korte samenvatting in de inbox, met als uitkomst afspraak geboekt.

Spreekt jouw salon klanten met u aan, dan begint het gesprek met "Goedendag, u spreekt met de digitale assistent van..." Dat stel je in bij je of u. Of de beller een vrouwen- of mannenstem hoort, kies je bij de stem van de assistent.

Hoe de assistent aan de telefoon praat

Aan de telefoon kan niemand terugscrollen, dus de assistent praat anders dan in een appje:

Korte zinnen, en één vraag per keer. Nooit "voor welke behandeling en wanneer?".
Hooguit twee tijden tegelijk. Meer onthoudt een beller niet.
Tijden en prijzen zegt hij zoals mensen ze zeggen: "half drie", "zevenenveertig euro".
De naam zegt hij terug in de samenvatting, omdat spraakherkenning namen vaak verkeerd verstaat ("Bas" in plaats van "Cas"). Verbetert de beller hem, dan geldt de verbeterde naam, ook als de afspraak al vaststaat.
Zei de beller "met Cas" aan het begin, dan vraagt hij niet nog een keer naar de naam.
Verstaat hij de eerste zin niet, dan zegt hij meteen waarvoor hij er is: "Dat verstond ik niet goed. Wil je een afspraak maken, een afspraak verzetten, of heb je een vraag?"
Blijft het lang stil aan de lijn, dan vraagt hij of de beller er nog is, en sluit hij daarna af.

Belt iemand vanaf een nummer dat al in je klantenbestand staat, dan weet de assistent wie het is. Hij noemt de naam dan in de samenvatting, zodat het rechtgezet kan worden als bijvoorbeeld haar man met haar telefoon belt.

Een mens aan de lijn

Vraagt de beller om een medewerker, of gaat het om een klacht of iets medisch, dan verbindt de assistent door naar het nummer dat je bij doorverbinden hebt ingevuld. Staat daar niets, dan belooft hij dat de salon terugbelt en krijg jij een terugbelverzoek. Hing iemand op nadat hij een tijd had gezocht maar zonder afspraak, dan krijg je ook een terugbelverzoek: "Zocht een tijd, maar het gesprek eindigde zonder afspraak. Even terugbellen."

Wanneer er niet wordt opgenomen

In Basis. Dat pakket heeft geen telefoonassistent; de beller hoort de telefoon dan gewoon overgaan. Zie in welk pakket de assistent zit.
Als je bestedingslimiet bereikt is. Nieuwe gesprekken neemt de assistent dan niet meer aan tot de volgende maand. Een gesprek dat al loopt, maakt hij wel af. Zie de bestedingslimiet.
Bij een storing aan onze kant hoort de beller één zin: dat de digitale assistent op dit moment niet bereikbaar is en het later nog eens kan.

Opname, transcript en waar het gesprek heen gaat

Spraakherkenning zet wat de beller zegt om in tekst. Die tekst en een samenvatting komen in je inbox. Het luisteren gebeurt in Europa. De stem van de assistent komt van ElevenLabs en het meedenken van Anthropic, allebei in de Verenigde Staten; dat staat in de privacyverklaring en de verwerkersovereenkomst.

Wat een gesprek kost: elke minuut dat de assistent aan de lijn is, telt mee voor je belminuten. Gesprekken korter dan tien seconden tellen niet. Verbindt hij door naar een mens, dan stopt de teller op dat moment. Hoe dat op je factuur komt, lees je bij extra belminuten en je bestedingslimiet.