Agenda en afspraken

De agenda is het scherm dat je de hele dag openhoudt. Alles wat er geboekt wordt komt hier samen: via je boekingspagina, via de assistent op WhatsApp of de telefoon, en wat je zelf invoert. Er is maar één agenda, dus wat jij ziet is ook wat een klant online wel of niet kan kiezen.

De agenda en de wachtlijst zitten in elk pakket. Wat er per pakket verschilt staat op de prijzenpagina.

Je dag en je week

• Wat staat er op het scherm Vandaag? Het startscherm met je cijfers, aanvragen en de klanten die je nog moet bellen.
• Door de agenda bladeren: dag- of weekweergave, naar een andere datum, een paar weken vooruit.
• Alleen de agenda van één medewerker bekijken, handig als je met z'n drieën werkt en alleen je eigen dag wilt zien.
• Wat betekenen de kleuren? Categorieën, grijze blokken, gearceerde inwerktijd.
• De tijdschaal aanpassen, als je liever per half uur of per uur kijkt.
• Ziek, vrij of vakantie in de agenda: hoe een afwezigheid eruitziet en wie je dan moet bellen.

Afspraken inplannen

• Zelf een afspraak inplannen voor een klant die belt of aan de balie staat.
• Meerdere behandelingen in één afspraak, ook bij twee verschillende collega's.
• Herhalende afspraken voor de vaste klant die elke zes weken komt.
• Een vaste klant opnieuw inplannen en zien wie al te lang niet is geweest.

Als er iets verandert

• Een afspraak openen: alles wat er op het kaartje staat, van allergie tot aanbetaling.
• Een afspraak verzetten, door te slepen of met het formulier.
• Een afspraak annuleren als salon, en wat de klant daarvan merkt.
• De status van een afspraak: afgerond, no-show en wat er daarna gebeurt.
• Een aanvraag goedkeuren of afwijzen, als je boekingen eerst zelf wilt zien.

De wachtlijst

• De wachtlijst: iemand erop zetten, en hoe BookMeUp een vrijgekomen plek zelf aanbiedt.
• Wat krijgt een klant als er een plek vrijkomt? De mail, de link en de twintig minuten.

Wat hier niet staat

Je rooster en afwezigheden vul je in bij Team en rooster. Welke behandelingen er in de agenda te kiezen zijn, en hoe lang ze duren, regel je bij Behandelingen en ruimtes. Afrekenen vanuit een afspraak staat bij Kassa en producten, en de mails die klanten krijgen bij Berichten aan klanten.

Alle 17 artikelen over dit onderwerp

• Wat staat er op het scherm Vandaag?Je afspraken en omzet van vandaag, wat BookMeUp deze week boekte, open aanvragen en klanten die je moet bellen: zo lees je het startscherm.
• Door de agenda bladeren: dag, week en datum kiezenWissel tussen dag- en weekweergave, spring naar vandaag of een paar weken vooruit, en lees wat de regel boven de agenda je vertelt.
• Alleen de agenda van één medewerker bekijkenMet de knop Medewerkers laat je in de agenda één of een paar collega's zien. Zo filter je de dag- en de weekweergave per medewerker.
• Wat betekenen de kleuren in de agenda?Elke categorie behandelingen heeft een eigen kleur in de agenda. Wat grijs, gearceerd en gestippeld betekenen, en waar je een kleur verandert.
• De tijdschaal van de agenda aanpassenZie je liever elk kwartier of alleen hele uren langs de agenda? Zo stel je in om de hoeveel tijd er een tijdstip op de as staat.
• Zelf een afspraak inplannen in de agendaEen klant belt of staat aan de balie? Zo zet je met Nieuwe afspraak zelf iemand in de agenda, en zo vind je snel een moment dat nog vrij is.
• Meerdere behandelingen in één afspraak zettenKnippen en daarna wenkbrauwen verven, ook bij twee collega's? Zet het als één afspraak met meerdere diensten, dan verzet en annuleer je alles samen.
• Een afspraak openen: wat er op het kaartje staatKlik op een afspraak en je ziet tijd, behandeling, prijs, bron en status, plus allergieën, eerdere no-shows, de aanbetaling en je eigen notitie.
• Een afspraak verzetten naar een andere tijdSleep een afspraak naar een andere tijd of kies een nieuwe dag met Verzetten. Zo verzet je een afspraak en zo hoort je klant ervan.
• Een afspraak annuleren als salonAnnuleren (salon) haalt een afspraak in één klik uit de agenda. Wat je klant dan krijgt, wat er met het vrije moment gebeurt en wat niet terug kan.
• De status van een afspraak: van aangevraagd tot no-showAangevraagd, bevestigd, afgerond, no-show of geannuleerd: wat elke status van een afspraak betekent, hoe je hem verandert en wat er daarna gebeurt.
• Een aanvraag goedkeuren of afwijzen in de agendaEen boeking die op jouw akkoord wacht, staat als aangevraagd in de agenda. Zo vind je aanvragen, keur je ze goed of wijs je ze af.
• Herhalende afspraken inplannen, zoals elke zes wekenSanne komt elke zes weken kleuren? Zet de afspraken in één keer voor maanden vooruit in de agenda, en zie meteen welke data niet passen.
• Een vaste klant op tijd opnieuw inplannenPlan de volgende afspraak terwijl je klant nog in de stoel zit, en zie op het klantenscherm wie er al langer weg is dan normaal.
• Ziek, vrij of vakantie: zo zie je het in de agendaMeld je een collega ziek of vrij, dan gaat die tijd dicht. Zo zie je dat in de dagweergave, en zo bel je de klanten die al bij haar geboekt stonden.
• De wachtlijst: klanten laten wachten op een vrije plekZet klanten op de wachtlijst voor een volle dag. Valt er iemand af, dan biedt BookMeUp de plek zelf aan. Zo werkt de wachtlijst, stap voor stap.
• Wat krijgt een klant als er een plek vrijkomt?Een klant op de wachtlijst krijgt een mail met een link en twintig minuten om de vrijgekomen plek te nemen. Dit ziet ze, en dit gebeurt er daarna.