Verwerkersovereenkomst
Hoort bij je abonnement. Regelt wat wij met de gegevens van jouw klanten mogen doen, en wat niet.
Bijgewerkt op 23 oktober 2026
Jij legt gegevens van jouw klanten vast in BookMeUp. Daarmee ben jij verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. De AVG schrijft voor dat die verhouding schriftelijk wordt vastgelegd; dat is dit document.
Deze overeenkomst gaat in zodra je een account aanmaakt en loopt zolang je abonnement loopt. Bij tegenstrijdigheid met de algemene voorwaarden gaat dit document voor, voor zover het over persoonsgegevens gaat.
Wij verwerken in jouw opdracht:
Doel: het leveren van de boekings-, agenda- en communicatiefunctie die jij afneemt. Meer niet.
Betrokkenen zijn de klanten van jouw salon en je eigen medewerkers.
We verwerken de gegevens uitsluitend voor het leveren van de dienst en volgens jouw instellingen. Niet voor eigen doeleinden, niet voor onderzoek, en niet om modellen te trainen.
Vinden we dat een instructie in strijd is met de wet, dan zeggen we dat en voeren we hem niet uit.
Iedereen die bij ons toegang heeft tot deze gegevens is tot geheimhouding verplicht, en heeft alleen toegang voor zover het werk dat vraagt. Elke keer dat iemand van ons in jouw account meekijkt, staat in een overzicht dat jij kunt inzien (artikel 4a).
Vraag je ons om hulp, of zien wij een storing in jouw account, dan kan een medewerker van BookMeUp met je meekijken in je portaal. Je geeft ons daar met deze overeenkomst opdracht voor. We doen het alleen om je te helpen of een storing op te lossen, en voor niets anders.
We kijken mee met een eigen account met tweestapsverificatie, nooit met jouw wachtwoord. Elke keer leggen we vast wie er meekeek, wanneer, hoe lang en waarom. Dat overzicht zie je zelf in je portaal, onder Instellingen, en wij kunnen het niet wijzigen of wissen.
Een keer meekijken stopt na een uur. We kijken alleen; iets voor je aanpassen doen we alleen als jij daarom vraagt, en dan staat elke wijziging met naam in je overzicht. Wachtwoorden, je bankkoppeling en de gegevens van je betaalaccount kunnen we ook bij het meekijken niet zien.
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen. De belangrijkste staan in de privacyverklaring onder "Hoe we het beveiligen": versleutelde verbindingen, gehashte wachtwoorden, strikte scheiding tussen salons, sleutels buiten de broncode, en back-ups die periodiek worden teruggezet om te controleren dat ze werken.
De scheiding tussen salons is niet alleen een afspraak maar een testbare eigenschap: elke query is gebonden aan één salon en daar staan geautomatiseerde tests op.
We schakelen andere partijen in, en je vindt de actuele lijst met een omschrijving per partij in de privacyverklaring. Vandaag zijn dat er negen: TransIP B.V. (de servers en de database, Lelystad), Connectium B.V. (de server waarop onze eigen mailserver draait en waar onze versleutelde back-ups staan, Rijssen), Anthropic PBC (het taalmodel, Verenigde Staten), Deepgram (spraak naar tekst, Europees eindpunt), ElevenLabs (het uitspreken van het antwoord, Verenigde Staten), Telnyx (de telefoonverbinding, Verenigde Staten, met het gesprek in ons account vastgezet op Amsterdam), Meta Platforms Ireland (WhatsApp), Stripe (je abonnement en de aanbetalingen, Ierland) en Sentry (technische foutmeldingen, Duitsland).
Komt er een subverwerker bij, dan laten we dat minstens dertig dagen van tevoren weten. Ben je het er niet mee eens, dan kun je in die periode opzeggen zonder gevolgen. Aan elke subverwerker leggen we dezelfde verplichtingen op als die hier staan.
Er zijn drie doorgiftes naar buiten de Europese Economische Ruimte, en ze lopen alle drie onder de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie, die deel uitmaken van onze verwerkersovereenkomst met die partijen.
De eerste is het taalmodel waarmee de AI-assistent antwoorden opstelt: dat draait bij Anthropic PBC in de Verenigde Staten, en de gesprekken die daarheen gaan worden daar ook opgeslagen. De tweede hoort bij de telefoon-assistent: het uitspreken van het antwoord gebeurt bij ElevenLabs in de Verenigde Staten, en daarheen gaat de zin die de assistent zegt, niet het geluid van je klant. De derde is Telnyx, dat de telefoonverbinding levert en in de Verenigde Staten is gevestigd; in ons Telnyx-account is de koppeling waarop onze nummers staan vastgezet op Amsterdam, zodat het geluid van het gesprek daar langsgaat.
Het omzetten van spraak naar tekst blijft in Europa, en dat is afgedwongen in de software: de koppeling wijst naar het Europese adres van Deepgram en de spraakpijplijn weigert te starten als de verbinding buiten Europa zou uitkomen.
Wij sturen nooit telefoonnummers, e-mailadressen of klantdossiers naar het taalmodel. Wat er heen gaat is het gesprek zelf, de naam waarmee iemand zich meldt, en welke behandelingen en medewerkers de salon heeft. Wat een klant zelf in een bericht typt gaat mee zoals het er staat, want dat is het gesprek; schrijft die daarin iets over zijn gezondheid, dan staat dat dus in wat het model te zien krijgt. De notitie op de klantkaart gaat niet mee: het klantdossier wordt niet meegestuurd en het gereedschap waarmee de assistent een afspraak maakt heeft geen notitieveld.
Al het overige blijft binnen de Europese Economische Ruimte: de database en de servers in Lelystad, onze mailserver en de versleutelde back-ups in Rijssen, de technische foutmeldingen bij Sentry in Duitsland, en de opnames van telefoongesprekken op onze eigen server.
Vraagt een klant van jou om inzage, correctie of verwijdering, dan ben jij het aanspreekpunt. Wij helpen je daarbij en zorgen dat het product het kan: in je portaal exporteer je een klantdossier en anonimiseer je een klant, waarbij de afspraken blijven staan voor je boekhouding maar niet meer naar die persoon te herleiden zijn.
Komt zo’n verzoek per ongeluk bij ons binnen, dan sturen we het naar jou door en beantwoorden we het niet zelf.
Ontdekken we een inbreuk die jouw gegevens raakt, dan melden we dat bij jou zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen achtenveertig uur nadat we het weten. We melden wat er is gebeurd, welke gegevens het betreft, wat we eraan doen en wat je zelf kunt doen.
De melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens en aan je klanten doe jij, want jij bent verantwoordelijke. Wij leveren alles wat je daarvoor nodig hebt.
Je stelt de bewaartermijnen zelf in, per soort gegeven, in je portaal. Korter dan onze standaard mag altijd.
Eindigt je abonnement, dan kun je zes maanden lang je gegevens ophalen. Daarna verwijderen we ze uit onze systemen en uit de back-ups zodra die verlopen, met uitzondering van wat we wettelijk moeten bewaren.
Je mag controleren of we ons hieraan houden. Vraag het op en we leveren de informatie die we hebben. Wil je een audit door een onafhankelijke partij, dan kan dat één keer per jaar, aangekondigd, en op jouw kosten tenzij eruit blijkt dat we in gebreke waren.
Het overzicht van meekijken in je portaal laat je zelf zien wie van ons wanneer in je account was, en waarom.
Hiervoor geldt de regeling uit de algemene voorwaarden. Boetes die aan een van ons worden opgelegd, komen voor rekening van degene die de overtreding veroorzaakte.