Klanten

Je klantenbestand houdt zichzelf grotendeels bij. Wie online boekt, via de assistent op WhatsApp of aan de telefoon een afspraak maakt, of door jou in de agenda wordt gezet, krijgt vanzelf een klantkaart. Bij elke afspraak groeit de historie op die kaart mee. Je vindt alles onder Klanten in het menu; het overzetten en de bewaartermijnen staan onder Instellingen.

Elke dag

• Je klantenlijst lezen: wie er bovenaan staat, wat de tekens achter een naam betekenen en welke klanten langer wegblijven dan normaal.
• Een klant zoeken op naam, nummer, woonplaats of postcode.
• Een nieuwe klant toevoegen, ook als je alleen haar naam weet.
• Dubbele klanten: hoe dezelfde persoon twee keer in je bestand komt, en wat je dan kunt doen.

Op de klantkaart

Wat staat er op de klantkaart? loopt de hele kaart van boven naar beneden door. Per onderdeel:

• Een allergie of gevoeligheid vastleggen, zodat je collega's het zien voordat ze de verf pakken.
• Notities voor kleurformules, lengtes en voorkeuren.
• Het adres invullen of wissen.
• No-shows bijhouden en corrigeren.
• Toestemming voor berichten en marketing: wat er is vastgelegd, wanneer en via welk kanaal.

Privacy

Vraagt iemand of je haar gegevens wilt verwijderen, lees dan een klant verwijderen of haar gegevens wissen. Hoe lang BookMeUp gesprekken en berichten bewaart, en hoe je dat korter zet, staat bij bewaartermijnen. Een download van je hele klantenbestand haal je op zoals beschreven bij je klanten en afspraken downloaden.

Overstappen van een ander pakket

1. Klanten overzetten uit Salonized of een ander pakket
2. Afspraken en historie meenemen
3. Het voorstel nakijken voordat je bevestigt
4. Een import terugdraaien als het toch niet goed ging

Wie in jouw salon de klanten mag zien en wie gegevens mag wissen, hangt af van de rechten die je iemand geeft. Dat regel je bij rechten per gebruiker.

Alle 16 artikelen over dit onderwerp

• Je klantenlijst lezen: wie staat bovenaan en waaromWat je ziet onder Klanten: de recente klanten, de tekens voor allergie en no-shows, en het blok met klanten die langer wegblijven dan normaal.
• Een klant zoeken op naam, nummer of woonplaatsTyp in het zoekveld boven je klantenlijst en de lijst past zich aan. Waarop je kunt zoeken, en waarom een nummer dat met 06 begint soms niets vindt.
• Een nieuwe klant toevoegenZet een klant zelf in je bestand, met alleen een naam of met nummer en e-mail erbij. En wat er gebeurt als het nummer al bij iemand anders staat.
• Wat staat er op de klantkaart?Van naam en allergie tot historie en toestemming: de klantkaart van boven naar beneden, wat je er zelf invult en wat er (nog) niet op staat.
• Een allergie of gevoeligheid bij een klant vastleggenZet een allergie, een gevoelige hoofdhuid of een product dat niet kan op de klantkaart. Waar jij en je collega's het daarna overal te zien krijgen.
• Notities bij een klant, zoals een kleurformuleLeg per klant vast welke kleur, lengte of voorkeur ze had. Hoe je een notitie toevoegt, wie hem ziet en waarom je hem achteraf niet kunt wijzigen.
• Het adres van een klant invullen of wissenStraat, postcode, woonplaats en land op de klantkaart. Alles is optioneel, en het adres staat daarna ook in je klantenlijst en in de zoekresultaten.
• No-shows van een klant bijhouden en corrigerenHoe BookMeUp telt hoe vaak iemand niet kwam opdagen, hoe je dat getal rechtzet, en hoe je online boeken blokkeert na een aantal no-shows.
• Toestemming voor afspraakberichten en marketingHet blok Toestemming op de klantkaart laat zien waarmee een klant instemde, sinds wanneer en via welk kanaal. Zo lees je het, en zo komt het erin.
• Een klant verwijderen of haar gegevens wissen (AVG)Een klant vraagt of je haar gegevens wilt verwijderen. Wat de knop Klantgegevens wissen precies weghaalt, wat er blijft staan en wie hem mag gebruiken.
• Dubbele klanten samenvoegen of voorkomenStaat dezelfde klant twee keer in je bestand? Waarom dat gebeurt, waarom samenvoegen nog niet kan, en hoe je nieuwe dubbele kaarten voorkomt.
• Klanten overzetten uit Salonized of een ander pakketZet je klantenbestand over naar BookMeUp met de export uit je oude pakket. Welke bestanden werken, welke kolommen we herkennen en wat er niet meekomt.
• Afspraken en historie meenemen uit je oude agendaLever een afsprakenbestand aan en je toekomstige afspraken en je historie staan in de BookMeUp-agenda. Wat er klaar moet staan en hoe botsingen werken.
• Het overstapvoorstel nakijken voordat je bevestigtNa het aanleveren zie je per regel wat er gebeurt. Wat samenvoegen, twijfelgevallen en overgeslagen regels betekenen, en wat het vinkje Mee doet.
• Een import van klanten of afspraken terugdraaienTot dertig dagen na het bevestigen draai je een overstap terug met één knop. Wat er dan verdwijnt, wat er blijft staan en waarom.
• Hoe lang bewaart BookMeUp gesprekken en berichten?Stel bij Instellingen > Gegevens in hoe lang gesprekken, verstuurde berichten en het activiteitenlog bewaard blijven. Korter mag altijd, langer niet.