Zo verloopt een WhatsApp-gesprek met de assistent

Bijgewerkt op 27 oktober 2026

Hoe voelt het voor een klant om je salon te appen als de assistent aan staat? Dit is een gesprek zoals het bij een nagelstudio kan lopen. Lotte is nieuw, ze heeft het nummer van de studio op de boekingspagina gevonden.

Lotte: Hoi! Kan ik zaterdag gellak laten zetten?

Assistent: Je spreekt met de digitale assistent van Studio Lak; vraag gerust naar een medewerker. Zaterdag kan om 10:30 of om 14:00. Wat past je beter?

Lotte: Half elf graag

Assistent: Op welke naam mag ik de afspraak zetten?

Lotte: Lotte Verbeek

Assistent: Gellak op zaterdag om 10:30, op naam van Lotte Verbeek. Klopt dat?

Lotte: Ja!

Assistent: Genoteerd: Gellak handen op zaterdag om 10:30, op naam van Lotte Verbeek.

Tussen haar vraag en het eerste antwoord zitten een paar seconden. De afspraak staat op dat moment al in de agenda van de studio.

Wat er achter elk bericht gebeurt

1. De eerste zin ligt vast. In het eerste antwoord van elk gesprek staat dat Lotte met een digitale assistent praat en een medewerker mag vragen. Die zin bedenkt het taalmodel niet; hij gaat altijd mee.
2. De tijden komen uit de agenda. Voordat de assistent "10:30 of 14:00" zegt, heeft hij gekeken wat er zaterdag vrij is voor die behandeling. Een tijd uit het niets noemt hij nooit.
3. "Half elf" mag gewoon. De assistent rekent zelf niets om; BookMeUp leest Nederlandse tijden als "half elf" of "kwart over drie" en weet wat ermee bedoeld wordt.
4. De naam vraagt hij alleen als hij haar nog niet kent. Appt een vaste klant vanaf het nummer dat in je klantenbestand staat, dan slaat hij die vraag over en noemt hij haar naam in de samenvatting.
5. Eerst samenvatten, dan pas boeken. Pas na een duidelijk "ja" zet hij de afspraak vast.
6. De bevestiging komt uit de agenda. De regel die met "Genoteerd:" begint, maakt BookMeUp zelf, met wat er werkelijk in de agenda staat. Lukt het boeken niet (iemand anders was net sneller), dan zegt de assistent dat eerlijk en zoekt hij opnieuw.

Een prijs noemt hij in dit gesprek niet, omdat Lotte er niet naar vroeg. Had ze dat wel gedaan, dan had hij hem uit je behandelingen gehaald.

Lotte heeft geen e-mailadres achtergelaten. Hoe ze dan toch een bevestiging en een herinnering krijgt, lees je bij krijgen klanten zonder e-mailadres ook een bericht?. In jouw inbox staat het hele gesprek, met bij elk bericht wie het schreef.

Waar je klanten het nummer vinden

Zodra je WhatsApp hebt gekoppeld, staat het nummer vanzelf op je boekingspagina en in je bevestigingen. Je hoeft het nergens over te typen. Wil je het op een kaartje, je etalage of je Instagram zetten, gebruik dan de knop Kopieer nummer op het tabblad WhatsApp.

Verzetten en annuleren via de app

Appt Lotte twee weken later "ik kan zaterdag toch niet, kan het een week later?", dan zoekt de assistent haar afspraak zelf op. Hij hoeft niet te vragen welke ze bedoelt, want hij kijkt naar de afspraken op haar telefoonnummer. Afspraken van andere klanten ziet hij in dat gesprek niet. Of hij zelf mag verzetten en annuleren, bepaal je bij wat de assistent zelf mag.

Wanneer de assistent stil blijft

Er zijn drie momenten waarop de klant geen antwoord van de assistent krijgt, en dat is met opzet:

• Jij of een collega heeft het gesprek overgenomen in de inbox. De assistent praat dan niet tussendoor. Blijft het daarna een dag stil, dan pakt hij een nieuw bericht van die klant weer op.
• De assistent heeft het gesprek aan de salon overgedragen, omdat de klant om een mens vroeg of omdat het over iets ging waar hij niet over beslist. Zie als een klant een medewerker wil spreken.
• Hij heeft in dit gesprek binnen een uur al twaalf keer geantwoord. Dat is een rem tegen twee automaten die elkaar eindeloos antwoorden, zoals een afwezigheidsmelding. Hij zegt dan één keer dat een medewerker het oppakt, en jij krijgt een seintje.