Een gesprek overnemen en zelf antwoorden

Bijgewerkt op 27 oktober 2026

Sophie appt dat ze na haar vorige kleuring een reactie op haar hoofdhuid had. Dat is geen vraag voor de assistent, en die geeft het ook meteen door. Yasmin, haar vaste kapster, pakt het daarna zelf op in de inbox.

Zelf antwoorden

1. Open Inbox en klik op het gesprek.
2. Typ onderaan in het veld Antwoord als medewerker… je bericht.
3. Klik op Versturen.

Je bericht gaat via WhatsApp naar de klant, vanaf het nummer van je salon. In het gesprek staat het met Medewerker erboven. Op hetzelfde moment krijgt het gesprek het label overgenomen: de assistent antwoordt in dit gesprek niet meer, ook niet als de klant terugschrijft. Jij voert het woord.

Een spraakmemo of foto die de klant daarna stuurt, komt gewoon in het gesprek te staan, zonder automatisch antwoord.

Teruggeven aan de assistent

Ben je klaar, of wil je dat de assistent weer een afspraak met haar maakt? Klik rechtsboven in het gesprek op Teruggeven aan assistent. Het label wordt weer assistent actief, en op het volgende bericht van de klant antwoordt de assistent weer.

Vergeet je dat, dan is het niet erg. Blijft een overgenomen gesprek een dag stil en appt de klant daarna opnieuw, dan pakt de assistent het vanzelf weer op. Een overname geldt voor dat ene gesprek, niet voor altijd.

Twee dingen die niet gaan

Na 24 uur stilte geen gewoon bericht. WhatsApp laat een antwoord van de salon alleen door binnen 24 uur na het laatste bericht van de klant. Daarna komt je bericht niet aan, en zie je op het tabblad WhatsApp een melding met een uitroepteken: "Je klant heeft langer dan 24 uur niets gestuurd." Bel haar dan; haar nummer staat in de lijst of op haar klantkaart. Zie ook WhatsApp-koppeling verlopen, vernieuwen of verbreken.

Een telefoongesprek kun je niet beantwoorden met een bericht. Het antwoordveld staat ook onder telefoongesprekken, maar wat je daar typt, komt niet bij de beller aan. Je bericht verschijnt wel in het gesprek en het label wordt overgenomen, dus het lijkt alsof het verstuurd is. Bel haar terug.

Wie het gesprek ziet

Iedereen die bij de inbox mag, ziet een overgenomen gesprek en kan erin antwoorden. Bij een gesprek met twee collega's tegelijk is het dus handig om even af te spreken wie het oppakt. Wie bij de inbox mag, lees je bij rechten per gebruiker.

Hoe de assistent zelf besluit dat een mens het moet overnemen, lees je bij als een klant een medewerker wil spreken. Wat de labels in de lijst betekenen, staat bij de inbox.