Bijgewerkt op 27 oktober 2026
Gesprekken met klanten bewaart BookMeUp standaard twaalf maanden, de administratie achter verstuurde berichten twee maanden en het activiteitenlog twee jaar. Daarna ruimen we ze vanzelf op. Je kunt elk van die drie korter zetten bij Instellingen > Gegevens, in het blok Hoe lang we dingen bewaren, onder de knoppen om je gegevens te downloaden.
| Soort | Wat het is | Standaard, en tegelijk het maximum |
|---|---|---|
| Gesprekken | Wat klanten je appten of vertelden aan de telefoon. Het gevoeligste dat we hebben. | 12 maanden |
| Verstuurde berichten | De administratie achter een bevestiging of herinnering die al de deur uit is. | 2 maanden |
| Activiteitenlog | Wie wat wanneer deed. Geen klantgegevens. Handig bij een geschil over een oude afspraak. | 24 maanden |
Korter zetten
Typ bij een soort het aantal maanden en klik op Bewaartermijnen opslaan. Er verschijnt Opgeslagen.
Korter mag altijd, met een minimum van één maand. Langer dan de standaard kan niet, want zo staat het in onze privacyverklaring. Typ je toch meer, dan bewaart BookMeUp het maximum en staat dat na het opslaan in het veld. Naast elk veld staat hoeveel het maximum is.
Een masseur die alleen afspraken via WhatsApp krijgt en de gesprekken daarna nergens meer voor nodig heeft, kan ze op drie maanden zetten. Een kapsalon die in het voorjaar nog wil kunnen nalezen wat een bruid vorige zomer precies vroeg, laat ze op twaalf staan.
Hoe het opruimen werkt
- Een gesprek gaat in zijn geheel weg zodra het laatste bericht erin ouder is dan je termijn. Een afspraak die uit dat gesprek kwam, blijft in de agenda staan. Waar je gesprekken leest staat bij gesprekken teruglezen in de inbox.
- Bij verstuurde berichten ruimen we alleen op wat al verstuurd is. Een bericht dat nog moet uitgaan, raken we niet aan. Het berichtenlogboek, waarin je ziet of een mail de deur uit ging, valt hier niet onder.
- Hoe je het activiteitenlog leest, staat bij wie heeft dit gedaan?.
Wat hier niet onder valt
Klantkaarten, notities, afspraken en bonnen ruimen we niet vanzelf op, hoe oud ze ook zijn. Wil een klant uit je bestand, gebruik dan klantgegevens wissen op haar kaart.
Bij het overstappen houden we ook termijnen aan: een voorstel dat je niet bevestigt, gooien we na zeven dagen weg, en het verslag van een bevestigde import na dertig dagen. Zie een import terugdraaien.
Wie dit blok ziet
De eigenaar, en gebruikers met de rechten Beheerder (of met Financieel en Instellingen samen). Iemand met alleen Financieel kan op dezelfde pagina wel je gegevens downloaden, maar ziet de bewaartermijnen niet: korter zetten wist gegevens, en dat hoort bij wie de instellingen beheert. Over de download zelf lees je meer bij je klanten en afspraken downloaden.
Meer over Klanten
- Een import van klanten of afspraken terugdraaienTot dertig dagen na het bevestigen draai je een overstap terug met één knop. Wat er dan verdwijnt, wat er blijft staan en waarom.
- Het overstapvoorstel nakijken voordat je bevestigtNa het aanleveren zie je per regel wat er gebeurt. Wat samenvoegen, twijfelgevallen en overgeslagen regels betekenen, en wat het vinkje Mee doet.
- Afspraken en historie meenemen uit je oude agendaLever een afsprakenbestand aan en je toekomstige afspraken en je historie staan in de BookMeUp-agenda. Wat er klaar moet staan en hoe botsingen werken.
- Klanten overzetten uit Salonized of een ander pakketZet je klantenbestand over naar BookMeUp met de export uit je oude pakket. Welke bestanden werken, welke kolommen we herkennen en wat er niet meekomt.
- Dubbele klanten samenvoegen of voorkomenStaat dezelfde klant twee keer in je bestand? Waarom dat gebeurt, waarom samenvoegen nog niet kan, en hoe je nieuwe dubbele kaarten voorkomt.
- Een klant verwijderen of haar gegevens wissen (AVG)Een klant vraagt of je haar gegevens wilt verwijderen. Wat de knop Klantgegevens wissen precies weghaalt, wat er blijft staan en wie hem mag gebruiken.