Afspraken en historie meenemen uit je oude agenda

Bijgewerkt op 27 oktober 2026

Je afspraken komen op dezelfde plek binnen als je klanten: Instellingen > Overstappen, met Kies je bestand. De toekomstige afspraken heb je nodig zodat je agenda van volgende week klopt; de oude zodat je per klant ziet wat ze de afgelopen jaren kreeg. Allebei mogen in hetzelfde bestand staan.

Heb je je klanten nog niet overgezet, begin dan daar: klanten overzetten. Een afsprakenbestand kan ook klanten aanmaken, maar alleen met een naam en een nummer, zonder e-mail of adres.

Hoe BookMeUp ziet dat het om afspraken gaat

Een bestand met een kolom voor de datum én een kolom met de klant is een afsprakenbestand. Je hoeft dat nergens aan te geven. Bovenaan het voorstel staat dan het aantal afspraken in plaats van nieuwe klanten.

Gegeven	Kopjes die we herkennen, bijvoorbeeld
Datum	Datum, Afspraakdatum, Dag, Date, Starts at
Begintijd	Tijd, Begintijd, Aanvang, Van, Start, Starttijd
Eindtijd of duur	Eindtijd, Tot, Einde, End / Duur, Duur in minuten, Minuten, Duration
Klant	Klant, Klantnaam, Naam, Customer, Client
Telefoon van de klant	Telefoon, Telefoonnummer, Mobiel, GSM, Phone
Behandeling	Behandeling, Behandelingen, Dienst, Service, Treatment, Omschrijving
Medewerker	Medewerker, Stylist, Kapper, Kapster, Behandelaar, Staff, Employee
Prijs	Prijs, Bedrag, Totaal, Price, Amount
Status	Status, Afspraakstatus
Notitie	Notitie, Opmerking, Opmerkingen, Notes

Datum en tijd mogen ook samen in één kolom staan, als 2026-11-05 14:30. Tijden lezen we op de 24-uursklok (14:30 of 14.30); "2:30 PM" niet. Tijden zijn de tijden zoals ze in je salon op de klok stonden, ook rond de wisseling van zomer- naar wintertijd.

Wat er klaar moet staan

Je behandelingen. Elke afspraak moet bij een behandeling horen die al in BookMeUp staat, met dezelfde naam. Hoofdletters, accenten en leestekens maken niet uit, de woorden wel: Dames knippen is iets anders dan Knippen dames. Kennen we een behandeling niet, dan zie je boven het voorstel: Deze behandelingen kennen we nog niet: ... Voeg ze toe bij Instellingen > Behandelingen (zie een behandeling toevoegen) en lever het bestand daarna opnieuw aan. BookMeUp maakt zelf nooit behandelingen aan, want die verschijnen dan ook op je boekingspagina.

Je medewerkers. De naam in het bestand moet overeenkomen met een medewerker bij Instellingen > Medewerkers. Alleen de voornaam is ook goed, zolang maar één medewerker zo heet. Werk je alleen, met één actieve medewerker, dan komen alle afspraken op jouw naam en maakt de kolom niet uit. Zie een medewerker toevoegen.

Wat er van elke regel wordt

De klant zoeken we op telefoonnummer. Staat er geen nummer, dan op naam, maar alleen als precies één klant zo heet. Twee keer "Jan Jansen" is een gok, en dan maken we liever een nieuwe klant aan dan dat de afspraak bij de verkeerde komt.
De duur komt uit de eindtijd, anders uit de duurkolom, anders uit de behandeling zoals die in BookMeUp staat.
De prijs komt uit je bestand (45,00 en 45.00 en 45 worden allemaal 45 euro), en anders uit de behandeling.
De status. Staat er iets als geannuleerd, cancelled, afgezegd of vervallen, dan slaan we de regel over. No-show of niet gekomen wordt een no-show. Al het andere is gewoon een afspraak: in het verleden wordt hij afgerond, in de toekomst bevestigd. Dat bepalen we op het moment dat je bevestigt.
De notitie komt bij de afspraak zelf te staan, niet op de klantkaart. Je leest hem in de agenda als je op de afspraak klikt.

Een overgezette afspraak is één blok in de agenda, van begin tot eind. Inwerktijd en pauzes ervoor of erna, die je bij een behandeling kunt instellen, komen er niet omheen. Het rooster wordt niet gecontroleerd: stond er in je oude agenda iets op een zaterdag waarop je in BookMeUp dicht bent, dan komt het er toch in.

Botsingen

Twee afspraken van dezelfde medewerker op hetzelfde moment kan niet, ook niet bij een import. Overlapt een regel met een afspraak die al in de agenda staat, of met een eerdere regel uit hetzelfde bestand, dan zetten we die ene regel er niet in en gaat de rest gewoon door. Na het bevestigen staan ze bij naam in de melding:

Deze regels staan er niet in, want er stond al iets op die plek: regel 48 (2026-11-05 14:30)

Zoek die regels op in je bestand en plan ze zelf in in de agenda.

Na het bevestigen

Je ziet bijvoorbeeld: Klaar: 214 afspraken in je agenda en 12 nieuwe klanten. Dertig dagen lang kun je dit hieronder terugdraaien.

Je klanten krijgen geen bevestiging van de overgezette afspraken.
Voor afspraken in de toekomst gaat later wel de gewone herinnering uit, net als bij elke andere afspraak, als je die aan hebt staan. Zie een herinnering instellen.
De tijden van toekomstige afspraken zijn bezet: je boekingspagina biedt ze niemand anders meer aan.
De afgeronde afspraken tellen mee voor het blok Tijd voor een berichtje in je klantenlijst.
No-shows uit je oude agenda staan in de historie, maar de no-showteller op de klantkaart gaat er niet van omhoog.

Wat de kolom Wat gebeurt er in het voorstel betekent, en waarom daar bij elke afspraak Nieuwe klant staat, lees je bij het voorstel nakijken. Een afsprakenbestand terugdraaien kan ook; zie een import terugdraaien.