Klanten overzetten uit Salonized of een ander pakket

Bijgewerkt op 27 oktober 2026

Kom je van Salonized of een ander salonpakket, dan neem je je klanten mee met de export die je daar zelf ophaalt. Die lever je aan bij Instellingen > Overstappen. BookMeUp leest het bestand, laat je zien wat het ermee wil doen, en pas als jij op bevestigen klikt staat er iets in je klantenbestand.

Zo gaat het, in vijf stappen

1. Haal in je oude pakket de export van je klanten op.
2. Ga in BookMeUp naar Instellingen > Overstappen.
3. Klik bij Bestand aanleveren op Kies je bestand en kies de export. Er staat even Bezig met lezen...
4. Je krijgt een voorstel: hoeveel nieuwe klanten, hoeveel er samengevoegd worden, en welke regels je moet nakijken. Hoe je dat leest staat bij het voorstel nakijken.
5. Klopt het, klik dan op Dit klopt, zet ze erin.

Je ziet dit scherm als je de eigenaar bent, of als je de rechten Beheerder of Financieel hebt.

De export uit je oude pakket

Hoe de export heet en waar hij zit, verschilt per pakket. Kijk bij je klanten naar iets als exporteren of downloaden, en kies Excel of CSV als dat kan. Kun je hem niet vinden, vraag het dan aan de klantenservice van je oude pakket: de gegevens zijn van jou. Wij loggen nooit zelf in bij je oude pakket, ook niet als je ons je wachtwoord geeft.

Wat werkt:

• CSV of Excel (.xlsx). Een oud Excel-bestand (.xls) niet; open dat in Excel en sla het op als .xlsx of als CSV.
• Puntkomma, komma of tab tussen de kolommen. Een Nederlandse Excel slaat CSV op met puntkomma's; BookMeUp ziet zelf welk teken je bestand gebruikt.
• Accenten. Een bestand uit een Nederlandse Windows-versie van Excel wordt goed gelezen, dus Renée blijft Renée.
• Een werkmap met meer bladen. We nemen het eerste blad waar meer in staat dan alleen een kopregel.
• Tot 2 MB en 10.000 regels. Is je bestand groter, dan zie je Dit bestand is groter dan 2 MB. Splits het, of bel ons, dan doen we het samen.

De bovenste regel van je bestand moet de kopjes bevatten (Naam, Telefoon, E-mail en zo verder). Kolommen koppelen hoeft niet: BookMeUp herkent ze aan die kopjes.

Welke kolommen we herkennen

Hoofdletters, streepjes en accenten maken niet uit. Een paar details:

• Staan er zowel Mobiel als Telefoon in, dan nemen we de mobiel. Daar komen bevestigingen op aan.
• Een aparte kolom huisnummer plakken we achter de straat.
• Adreskolommen uit een bestellingenexport, zoals Fact. straat of Aflever plaats, herkennen we ook. Het factuuradres gaat voor.
• Een kolom met een kopje dat we niet kennen, gebruiken we niet. We kijken nooit naar de inhoud om te raden wat erin staat.

Heet je naamkolom anders, bijvoorbeeld Naam eigenaar of Baasje bij een hondentrimsalon, dan vinden we geen naam en krijg je Hier kunnen we niets mee. We vinden geen kolom met een naam, en ook geen datum met een klant erbij. Hernoem het kopje in Excel naar Naam en lever het bestand opnieuw aan.

Wat er meekomt en wat niet

Wel: naam, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, adres en een notitie. De notitie komt als notitie op de klantkaart, met de datum van het overzetten.

Telefoonnummers schrijven we om naar dezelfde vorm als de rest van BookMeUp, met +31 ervoor. Had Excel de 0 van een mobiel nummer opgegeten (612345678 in plaats van 0612345678), dan zetten we die terug. Staan er Belgische nummers zonder +32 in je bestand, dan lezen we ze als Nederlands; zet er in Excel eerst +32 of 0032 voor.

Een geboortedatum als 03-12-1980 lezen we als 3 december. Een datum die we niet begrijpen, blijft leeg; de klant komt dan gewoon mee zonder geboortedatum. Je ziet de geboortedatum niet op de klantkaart, wel in de download van je klantenbestand.

Niet:

• Marketingtoestemming. Ook niet als je oude pakket er een kolom voor heeft. Op het scherm staat het zo: Deze klanten hebben ons niets gegeven, alleen jou. Wil je nieuwsbrieven of aanbiedingen sturen, dan vraag je het opnieuw. Wel leggen we vast dat afspraakberichten mogen, met als bron import; zie toestemming.
• Allergieën. Een kolom Allergie herkennen we niet. Zet ze na het overzetten zelf in het vak Allergieën en gevoeligheden, zodat ze bovenaan de kaart en in de agenda staan.
• No-shows, waarschuwingen en foto's.
• Kassa en tegoed: oude bonnen, cadeaubonnen en strippenkaarten. Hoe die in BookMeUp werken staat bij kassa en producten.
• Je behandelingen en je team. Die zet je zelf klaar; zie hieronder.

Je klanten krijgen van het overzetten niets te merken: we sturen niemand een bericht.

Klanten die er al in staan

Het telefoonnummer is de sleutel, en zonder nummer het e-mailadres. Staat iemand al in BookMeUp, dan wordt de regel samengevoegd: lege velden bij ons vullen we aan uit je bestand, en wat al gevuld is blijft staan, ook de naam. Wat jij in BookMeUp hebt staan is nieuwer dan een export. Staat hetzelfde nummer twee keer in je bestand, dan is de eerste regel de klant en vult de tweede haar aan.

In welke volgorde

1. Zet je behandelingen en je medewerkers klaar, met dezelfde namen als in je oude pakket. Zie een behandeling toevoegen en een medewerker toevoegen. Voor je klanten is dat niet nodig, voor je afspraken wel.
2. Lever het klantenbestand aan en bevestig het.
3. Lever daarna het afsprakenbestand aan. Hoe dat gaat staat bij afspraken en historie meenemen.

Doe ze na elkaar en niet door elkaar. Een nieuw bestand van dezelfde soort vervangt een voorstel dat je nog niet had bevestigd. En een voorstel dat je laat liggen, gooien we na zeven dagen weg; er staat dan een kopie van je klantenbestand die niemand gebruikt.

Ging er toch iets mis? Tot dertig dagen na het bevestigen kun je de hele import terugdraaien. Loop je vast op een bestand, neem dan contact met ons op. Wat we bij het overstappen wel en niet doen, staat ook op de overstappagina.