Bijgewerkt op 27 oktober 2026
Belt Daan zich 's ochtends ziek, dan leg je dat vast bij Instellingen > Afwezigheden. Daar kies je wie, welke dag of dagen en de reden: Ziek, Vrije dag, Vakantie of Bezet. Je kunt ook alleen een deel van de dag dichtzetten, of juist extra uren openen. Hoe dat formulier werkt staat bij een medewerker ziek melden, vrij geven of op vakantie; hier lees je wat je er daarna van ziet.
Vanaf dat moment kan niemand meer in die tijd boeken: niet via je boekingspagina, niet via de assistent en ook niet jij zelf met Nieuwe afspraak.
In de dagweergave
Open de agenda in de dagweergave op die dag. In de kolom van die medewerker staat een grijs, schuin gestreept vlak over de uren dat ze er niet is, met een woord erin:
| In de agenda | Gekozen reden |
|---|---|
| ziek | Ziek |
| vrij | Vrije dag |
| vakantie | Vakantie |
| bezet | Bezet, bijvoorbeeld een cursus of een afspraak buiten de deur |
| extra uren | Extra uren: een licht gekleurd vlak met een stippelrand, want dan is ze er juist wél |
In de weekweergave zie je deze vlakken niet. Daar staat alleen Gesloten bij een dag waarop niemand in het rooster staat. Wil je weten of iemand er is, kijk dan in de dagweergave. Meer over de twee weergaven bij door de agenda bladeren.
Klanten die al geboekt stonden
Een afwezigheid haalt geen afspraken weg. Wie er al stond, blijft staan, en de klant krijgt geen bericht. Bij het opslaan van de afwezigheid zegt BookMeUp het al: "Staat erin. Let op: er staan nog 2 afspraken in die uren. Bel die klanten even."
Diezelfde klanten staan daarna op Vandaag, in de kaart "2 afspraken moeten omgeboekt": met de dag en tijd, de naam, de behandeling, bij wie en waarom. Tik op het telefoonnummer om te bellen. Spreek een nieuw moment af en verzet de afspraak, naar een andere dag of naar een collega. Kan het niet, annuleer hem dan. Zodra een afspraak niet meer in de dichte uren staat, verdwijnt hij vanzelf van de lijst.
Een afspraak telt alleen als hij echt in de weg zit. Valt alleen de inwerktijd van een kleuring in het dichte uur, dan staat hij niet op de lijst: tijdens het inwerken hoeft er niemand bij te zijn.
Weer beter
Haal je de afwezigheid weg bij Instellingen > Afwezigheden, dan gaat de tijd weer open en kunnen klanten er weer in boeken. Afspraken die je in de tussentijd al verzette, blijven op hun nieuwe plek staan.
Meer over Agenda en afspraken
- Een vaste klant op tijd opnieuw inplannenPlan de volgende afspraak terwijl je klant nog in de stoel zit, en zie op het klantenscherm wie er al langer weg is dan normaal.
- De wachtlijst: klanten laten wachten op een vrije plekZet klanten op de wachtlijst voor een volle dag. Valt er iemand af, dan biedt BookMeUp de plek zelf aan. Zo werkt de wachtlijst, stap voor stap.
- Herhalende afspraken inplannen, zoals elke zes wekenSanne komt elke zes weken kleuren? Zet de afspraken in één keer voor maanden vooruit in de agenda, en zie meteen welke data niet passen.
- Wat krijgt een klant als er een plek vrijkomt?Een klant op de wachtlijst krijgt een mail met een link en twintig minuten om de vrijgekomen plek te nemen. Dit ziet ze, en dit gebeurt er daarna.
- Een aanvraag goedkeuren of afwijzen in de agendaEen boeking die op jouw akkoord wacht, staat als aangevraagd in de agenda. Zo vind je aanvragen, keur je ze goed of wijs je ze af.
- De status van een afspraak: van aangevraagd tot no-showAangevraagd, bevestigd, afgerond, no-show of geannuleerd: wat elke status van een afspraak betekent, hoe je hem verandert en wat er daarna gebeurt.