Online boekingen eerst zelf goedkeuren

Bijgewerkt op 27 oktober 2026

Sommige salons willen niet dat een nieuwe klant zomaar een middag vastlegt. Een kleurspecialist die eerst wil weten wat iemand wil, een schoonheidsspecialist die bij een eerste behandeling een intake doet, een nagelstylist die alleen vaste klanten neemt. Voor hen kan een boeking eerst een aanvraag zijn: de klant krijgt pas een bevestiging als jij hem goedkeurt.

Zo zet je het aan

1. Ga naar Instellingen > Salon en scrol naar de kaart Boekingsregels.
2. Zet onderaan de schakelaar Boekingen eerst goedkeuren aan.
3. Klik op Opslaan.

Het geldt voor boekingen die daarna binnenkomen. Afspraken die al vaststonden, blijven vaststaan. Standaard staat de schakelaar uit.

Dezelfde instelling vind je ook op Instellingen > Assistent, tabblad Gedrag, in de kaart Wat de assistent zelf mag: de regel Een afspraak inplannen. Schakelaar aan is daar de stand Voorstellen, schakelaar uit de stand Zelf doen. De twee lopen altijd gelijk: verander je de een, dan staat de ander daarna mee om. Staat de assistent daar op Niet doen, dan blijft dat zo zolang je de schakelaar uit laat. Zie Kiezen wat de assistent zelf mag doen.

Staat het aan, dan wordt elke nieuwe afspraak een aanvraag. Niet alleen via je boekingspagina en de boekknop op je website, of via de assistent op WhatsApp of telefoon, maar op dit moment ook een afspraak die je zelf in de agenda zet. Die laatste keur je dus ook even goed.

Wat je klant ziet

Na Bevestig afspraak staat er Je aanvraag is verstuurd! in plaats van "Je afspraak staat vast!". Daaronder:

• met e-mailadres: "Je hoort zo snel mogelijk per e-mail of de salon 'm kan bevestigen."
• zonder e-mailadres: "De salon neemt contact met je op om de aanvraag te bevestigen."

Met een e-mailadres krijgt ze meteen een mail Aanvraag ontvangen, met de dag, tijd en behandeling en een link om de aanvraag zelf in te trekken. Een agenda-bestand zit er nog niet bij; er staat nog niets vast.

De tijd is intussen wel bezet. Niemand anders kan hem boeken zolang de aanvraag openstaat.

Een aanvraag goedkeuren

Op Vandaag staat bovenaan een melding als "2 aanvragen wachten op je goedkeuring", met een link naar de agenda. In de agenda staat de afspraak als aangevraagd. Klik erop en kies Goedkeuren.

Daarna:

• staat de afspraak gewoon vast in je agenda;
• krijgt de klant de bevestiging met agenda-bestand, als de bevestiging aanstaat bij Instellingen > Berichten;
• gaat de herinnering mee zoals bij elke andere afspraak. Een aanvraag die nog niet is goedgekeurd, krijgt geen herinnering.

En als het niet kan?

Annuleer de afspraak in je agenda. De klant krijgt dan een mail dat haar afspraak door de salon is geannuleerd, met excuses en de uitnodiging om een nieuwe tijd te zoeken. Wil je haar iets anders voorstellen, bel of app haar dan zelf even, of verzet de afspraak naar een tijd die wel kan en keur hem daarna goed.

Hoe je een aanvraag in de agenda vindt en goedkeurt of afwijst, staat ook bij Een aanvraag goedkeuren of afwijzen in de agenda. Verzetten staat bij Een afspraak verzetten naar een andere tijd.

Wil je juist het omgekeerde, iedereen meteen laten boeken maar klanten die vaak niet komen tegenhouden, kijk dan bij Klanten die vaak niet komen online blokkeren. De andere regels staan in Boekingsregels.