Bijgewerkt op 27 oktober 2026
BookMeUp heeft twee rollen, en welke rol het is hangt af van wiens gegevens het zijn. Voor jouw eigen gegevens als salonhouder (je naam, je e-mailadres, je abonnement) zijn wij verantwoordelijk. Voor de gegevens van je klanten ben jij dat, en voeren wij uit wat jij instelt. Die tweede verhouding staat in de verwerkersovereenkomst, die bij je abonnement hoort.
Waar het staat
De database en de servers staan in Lelystad, bij TransIP. Onze eigen mailserver en de nachtelijke back-ups staan in Rijssen, bij Connectium. Allebei in Nederland. Dat geldt voor alles wat je in BookMeUp vastlegt: je agenda, je klanten, je behandelingen en je gesprekken. De back-ups worden versleuteld voordat ze naar Rijssen gaan.
Wat er naar buiten gaat als de assistent werkt
Hier gaat een deel de Europese Unie uit, en dat staat ook zo in de privacyverklaring:
- Het taalmodel waarmee de assistent antwoorden opstelt, draait bij Anthropic in de Verenigde Staten. Daarheen gaat het gesprek zelf, de naam waarmee iemand zich meldt, en welke behandelingen en medewerkers je hebt. Telefoonnummers, e-mailadressen en klantenkaarten gaan er niet heen, ook de notitie op de kaart niet. Wat een klant zelf in een bericht typt, gaat wel mee zoals het er staat. Schrijft ze "ik ben allergisch voor PPD", dan staat dat in wat het model te zien krijgt.
- De stem van de telefoonassistent komt van ElevenLabs in de Verenigde Staten. Daarheen gaat de zin die de assistent uitspreekt, met de naam en de tijd die erin staan, maar niet het geluid van je klant.
- Spraak omzetten naar tekst gebeurt bij Deepgram, op een Europees adres. De spraakverwerking start niet als de verbinding buiten Europa zou uitkomen.
- De telefoonlijn loopt via Telnyx, een Amerikaans bedrijf; het gesprek zelf loopt via Amsterdam.
- WhatsApp is van Meta (Ierland). Berichten van je klanten lopen via WhatsApp en blijven daar ook staan.
Voor de doorgiftes naar de Verenigde Staten verwijst de verwerkersovereenkomst naar de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie. Opnames van telefoongesprekken blijven veertien dagen op onze eigen server staan en gaan daarna automatisch weg; zie eerlijke AI. Wat de assistent wel en niet doet, staat bij wat doet de AI-assistent.
Wie er verder bij kan
Behalve de partijen hierboven:
- Stripe (Ierland) voor je abonnement en de aanbetalingen van je klanten. Betaalgegevens lopen niet via BookMeUp; die vult je klant bij Stripe zelf in.
- Sentry (Duitsland) voor technische foutmeldingen. E-mailadressen en telefoonnummers worden er vooraf uit gehaald.
- Ons eigen team, als we met je meekijken om te helpen. Dat staat elke keer in je portaal; zie wie van BookMeUp meekeek.
De volledige, actuele lijst staat in de privacyverklaring. Komt er een partij bij, dan staat in de verwerkersovereenkomst dat we dat minstens dertig dagen van tevoren laten weten.
Wat we er niet mee doen
Uit de algemene voorwaarden: wat jij en je klanten in BookMeUp zetten, blijft van jou. We gebruiken het om het product te leveren. We verkopen het niet, we delen het niet met adverteerders, en we gebruiken de gegevens van je klanten niet om modellen te trainen.
Hoe lang het bewaard blijft
Voor gesprekken, verstuurde berichten en het activiteitenlog kies je zelf een termijn, tot een maximum, onderaan Instellingen > Gegevens: standaard twaalf maanden voor gesprekken, twee maanden voor verstuurde berichten en vierentwintig maanden voor het activiteitenlog. Korter mag, langer niet. Hoe dat werkt, staat bij bewaartermijnen. Voor je eigen gegevens noemt de privacyverklaring deze termijnen:
| Wat | Hoe lang |
|---|---|
| Je account en je salongegevens | Zolang je abonnement loopt, en daarna nog zes maanden |
| Facturen en de administratie eromheen | Zeven jaar, omdat dat wettelijk moet |
| Het activiteitenlog | Standaard vierentwintig maanden, door jou in te korten |
| Inlogpogingen en andere beveiligingsgegevens | Twaalf maanden |
Als je opzegt
Na het einde van je abonnement kun je je gegevens nog zes maanden ophalen. Daarna worden ze verwijderd, behalve wat we wettelijk moeten bewaren, en uit de back-ups zodra die verlopen. Haal je klanten en afspraken dus op tijd binnen met de downloads onder Gegevens. Opzeggen zelf staat bij je abonnement opzeggen.
Als een klant iets vraagt
Wil een klant weten wat je van haar hebt, of wil ze uit je bestand? Dan ben jij haar aanspreekpunt, niet wij. Op haar klantenkaart zie je wat er staat, en daar wis je ook haar gegevens: naam, telefoonnummer, e-mail, notities en gespreksgeschiedenis gaan weg, de afspraken blijven als anonieme regels staan voor je boekhouding. Zie een klant verwijderen of haar gegevens wissen. Komt zo'n vraag per ongeluk bij ons binnen, dan sturen we hem naar jou door.
Over je eigen gegevens als salonhouder mail je ons; het adres staat in de privacyverklaring.
Meer over Je salon en je account
- Wie van BookMeUp keek mee in je portaal?Onder Instellingen > Meekijken door BookMeUp zie je wie van ons in je portaal meekeek, wanneer, hoe lang en waarom, en of er iets is aangepast.
- Je klanten en afspraken downloaden als CSVOnder Instellingen > Gegevens download je je klantenbestand en al je afspraken als CSV voor Excel, Numbers of Google Sheets. Dit staat er precies in.
- Op welke apparaten ben je ingelogd?Bij Account staat onder Actieve sessies elk apparaat waarop je bent ingelogd, met wanneer het laatst actief was. Zo log je er een op afstand uit.
- Je wachtwoord wijzigen als je bent ingelogdBij Account, in het blok Wachtwoord wijzigen, kies je een nieuw wachtwoord met je huidige erbij. Je andere apparaten worden daarna meteen uitgelogd.
- Kun je je e-mailadres wijzigen?Het e-mailadres waarmee je inlogt kun je nog niet zelf aanpassen. Waarom niet, wat je wel kunt doen, en welk adres je klanten te zien krijgen.
- Je naam in je account wijzigenJe eigen naam pas je aan bij Account, onder Profiel. Waar die naam te zien is, en waarom je naam in de agenda los daarvan staat.